Wir informieren Sie nachfolgend gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzrechts (insb. gemäß BDSG n.F. und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ‚DS-GVO‘) über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch unser Unternehmen. Diese Datenschutzerklärung gilt auch für unsere Websites und Social-Media-Profile. Bezüglich der Definition von Begriffen wie etwa „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ verweisen wir auf Art. 4 DS-VO.
Verantwortliche (nachfolgend „Verantwortlicher“) i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DS-GVO ist:
Geschäftsführer Dörte Schaum, Jürgen Schaum Handelsregister/Nr.: HR A 109772 Registergericht: Amtsgericht Hamburg
Tel: +4940-(0)-888-88-44
Fax: +4940-(0)-888-884-14
E-Mail-Adresse: info@chroma.gmbh
Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten:
Bestandsdaten (Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift)
Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail, Fax etc.),
Zahlungsdaten (Bankdaten, Kontodaten, Zahlungshistorie etc.),
Vertragsdaten (Gegenstand des Vertrages, Laufzeit etc.),
Inhaltsdaten (Texteingaben, Videos, Fotos etc.),
Anzahl der im Haushalt lebenden Personen
Einkommensverhältnisse und Beruf
Schufa-Auskunft
Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren
Kontodaten
Höhe der Miete und Betriebskosten
Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV
Korrespondenz während des Mietverhältnisses
Abwicklung von Verträgen, insbesondere von Mietverträgen, Beweiszwecke / Beweissicherung, Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen,
Kontaktaufnahme bei juristischer Beanstandung durch Dritte,
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten,
Vermeidung von SPAM und Missbrauch,
Abwicklung eines Bewerberverfahrens,
Kundenservice und Kundenpflege,
Kontaktanfragen abwickeln,
Maßnahmen der Sicherheit,
Unterbrechungsfreier, sicherer Betrieb unserer Website
Ihre persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den aufgeführten Zwecken weitergegeben:
Zum Zweck der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese Daten (sowie ggf. folgende) werden an das beauftragte Abrechnungsunternehmen weitergeleitet.
Zum Zweck der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen der Mieträum- lichkeiten werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bei Erforderlichkeit an Handwerker, Dienstleiter oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks weitergegeben.
Bei Anfragen des Stromversorgers des (auch ausgeschiedenen) Mieters bei fehlender bzw. falscher An- oder Abmeldung werden nur die Kontaktdaten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon oder E- Mail an den Stromversorger weitergegeben.
Zum Zweck der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchs- erfassungen gewährt.
Wir sind zur Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, gerichtlichen Anordnungen oder Rechtsverfahren gesetzlich verpflichtet.
Wenn zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f DSGVO)
Sofern nicht in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden Ihre personenbezogen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald die zur Verarbeitung erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wird oder der Zweck für die Speicherung entfällt bzw. die Daten für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, es sei denn deren weitere Aufbewahrung ist zu Beweiszwecken erforderlich oder dem stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen. Darunter fallen etwa handelsrechtliche Aufbewahrungs- pflichten von Geschäftsbriefen nach § 257 Abs. 1 HGB (6 Jahre) sowie steuerrechtliche Aufbewahrungs- pflichten nach § 147 Abs. 1 AO von Belegen (10 Jahre).
Wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung Ihrer Daten, es sei denn die Speicherung ist weiterhin für einen Vertragsabschluss oder zur Vertragserfüllung erforderlich.
Wenn Sie unsere Webseite lediglich informatorisch nutzen (also keine Registrierung und auch keine anderweitige Übermittlung von Informationen erfolgt), erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten:
IP-Adresse;
Internet-Service-Provider des Nutzers;
Datum und Uhrzeit des Abrufs;
Browsertyp;
Sprache und Browser-Version;
Inhalt des Abrufs;
Zeitzone;
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode;
Datenmenge;
Websites, von denen die Anforderung kommt;
Betriebssystem.
Diese Daten dienen dem Zweck der nutzerfreundlichen, funktionsfähigen und sicheren Auslieferung unserer Website an Sie mit Funktionen und Inhalten sowie deren Optimierung und statistischen Auswertung. Rechtsgrundlage hierfür ist unser in den obigen Zwecken liegendes berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DS-GVO.
Wir behalten uns vor, diese Daten aus Sicherheitsgründen in Server-Logfiles für die Speicherdauer von zehn Tagen zu speichern. Nach Ablauf dieser Frist werden diese automatisch gelöscht, es sei denn wir benötigen deren Aufbewahrung zu Beweiszwecken bei Angriffen auf die Serverinfrastruktur oder anderen Rechtsverletzungen. Eine darüberhinausgehende Speicherung findet nicht statt.
Einige Funktionen der Website, wie z.B. der LogIn-Bereich für Mieter und das Kontaktformular können ohne die Nutzung eines Cookies nicht ordnungsgemäß angezeigt oder verwendet werden. Technische Cookies ermöglichen zum Beispiel, dass Sie als angemeldeter Nutzer beim Zugriff auf verschiedene Unterseiten unserer Website stets angemeldet bleiben und sich nicht jedes Mal bei Aufruf einer neuen Seite erneut anmelden müssen.
Der Einsatz dieser Cookies ist essentiell erforderlich für die Bereitstellung unseres Website-Angebots und entspricht unserem berechtigten Interesse, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO. Dieses liegt darin, Nutzern die Website und ihre Funktionen im Kern bereitstellen zu können. Das Interesse überwiegt, da die Verarbeitungen transparent sind und regelmäßig auch durch das aktive Tun der Nutzer (z.B. Registrierung, LogIn) freiwillig initiiert werden.
Seitens des Nutzers besteht hiergegen regelmäßig keine Widerspruchsmöglichkeit, da das Interesse an der Bereitstellung der Kernfunktionen gegenüber dem Widerspruchsrecht des Nutzers überwiegt. Eine Deaktivierung einzelner Cookies kann aber in den Einstellungen des jeweiligen Browsers vorgenommen werden. Dann können jedoch ggf. Funktionen der Website nicht vollumfänglich genutzt werden. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein.
Wir verarbeiten Bestandsdaten (z.B. Unternehmen, Titel/akademischer Grad, Namen und Adressen sowie Kontaktdaten von Nutzern, E-Mail), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie) zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Kenntnis, wer Vertragspartner ist; Begründung, inhaltliche Ausgestaltung und Abwicklung des Vertrags; Überprüfung auf Plausibilität der Daten) und Serviceleistungen (z.B. Kontaktaufnahme mit uns) gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b) DS-GVO. Die in Formularen als verpflichtend gekennzeichneten Eingaben sind für den Vertragsschluss erforderlich.
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche (z.B. Übergabe an Rechtsanwalt zum Inkasso) oder zur Erfüllung des Vertrags (z.B. Übergabe der Daten an Zahlungsanbieter) erforderlich oder hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO.
Wir können die von Ihnen angegebenen Daten zudem verarbeiten, um Ihnen E-Mails mit technischen Informationen zukommen lassen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Bestands- und Vertragsdaten dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind und keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, weil diese verjährt sind (Gewährleistung: zwei Jahre / Regelverjährung: drei Jahre). Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern. Allerdings nehmen wir bei Vertragsbeendigung nach drei Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt. Angaben im Nutzerkonto verbleiben bis zu dessen Löschung.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Post oder Fax werden Ihre Angaben zum Zwecke der Abwicklung der Kontaktanfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung von Ihnen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Kontaktanfrage oder E-Mail, eines Briefes oder Faxes übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung und Speicherung der Daten, um Anfragen der Nutzer beantworten zu können, zur Beweissicherung aus Haftungsgründen und um ggf. seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bei Geschäftsbriefen nachkommen zu können. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
Wir können Ihre Angaben und Kontaktanfrage in unserem Customer-Relationship-Management System ("CRM-System") oder einem vergleichbaren System speichern.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Anfragen von Nutzern, die über einen Account bzw. Vertrag mit uns verfügen, speichern wir bis zum Ablauf von zwei Jahren nach Vertragsbeendigung. Im Fall von gesetzlichen Archivierungs-pflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf: Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) und steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nehmen Sie per E-Mail-Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen.
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personen- bezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten informieren:
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten nach Art. 15 DS- GVO. Dies beinhaltet insbesondere die Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten nach Art. 16 DS-GVO.
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten nach Art. 17 DS-GVO, es sei denn gesetzliche oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Pflichten bzw. Rechte zur weiteren Speicherung stehen dieser entgegen.
Sie haben das Recht, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen in Art. 18 Abs. 1 lit. a) bis d) DS-GVO erfüllt ist:
Wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO, was bedeutet, dass Sie die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten können oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen können.
Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
Um alle personenbezogenen Daten, die an uns übermittelt werden, zu schützen und um sicherzustellen, dass die Datenschutzvorschriften von uns, aber auch unseren externen Dienstleistern eingehalten werden, haben wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen. Deshalb werden unter anderem alle Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server über eine sichere SSL-Verbindung verschlüsselt übertragen.
